Как создать из мероприятия мем?

Как создать из мероприятия мем?

До того как Интернет занял все сферы жизнедеятельности человека, организаторы событий  говорили: «Мероприятие прошло так, как о нем написали в СМИ». Сейчас же, в эпоху социальных медиа, эффективность и популярность мероприятия проверяют по лайкам и упоминаниям в социальных сетях, уверяет руководитель SMM-отдела  Коммуникационного агентства «Пионер» Татьяна Вакилева.

По данным рейтинга событийного потенциала регионов России 2016 года Тюмень не вошла даже в 20 ключевых событийных городов страны. Это означает, что нам есть к чему стремиться.

Татьяна, могли бы вы рассказать о наиболее распространенных ошибках при организации мероприятий, которые могут навредить или сорвать мероприятие?

Да, конечно! Давайте по порядку. Во-первых, отсутствие сотовой связи или Wi-Fi. В век цифровых технологий проблемы с доступом к интернету на мероприятии – это провал. Ведь все мы уже привыкли делиться своим мнением в социальных сетях. Заходя на площадку, гости ищут что-то интересное, о чем можно рассказать подписчикам.

Вторая из часто совершаемых ошибок – неудобные инструменты распространения информации. При отсутствии аккаунтов в популярных социальных сетях, отсутствии хэштега вы не только рискуете не увидеть отзывов гостей, но и лишаете возможности поделиться вашим мероприятием.

В-третьих, некоторые организаторы ивентов забывают об обратной связи и взаимодействии между участниками. Это касается как онлайн-каналов (электронная анкета, социальные сети, интерактивные мобильные приложения), так и офлайн-каналов (бумажная анкета, опрос, доска отзывов).

Распространенная ошибка – отсутствие сценария мероприятия. Команда организаторов должна знать назубок, что за чем идет. В сценарии также должны быть прописаны ответы на наиболее вероятные вопросы гостей. Тем более что персонал компании может не владеть всей нужной информацией и не сориентировать гостей должным образом, соответственно могут появиться негативные отзывы о вашем мероприятии.

В-пятых, выбор даты не должен быть случайным. Нельзя просто открыть календарь и ткнуть в первую попавшуюся клетку, надеясь на провидение. Необходимо подумать стратегически и учесть несколько важных факторов. Это ни в коем случае не должны быть дни официальных праздников, важных политических и общественных событий. Желательно не проводить мероприятия по понедельникам и в сезон отпусков (это касается официальных ивентов). Нужно уточнить, что уже запланировано на эти даты. Смотрим и на мероприятия конкурентов, и на важнейшие события по вашей тематике.

Серьезной ошибкой считается отсутствие промоперсонала, который своей формой и подачей информации произведет первое впечатление на гостя.

Неправильное зонирование – с этой ошибкой сталкивается почти каждый третий организатор. Отсутствие зон отдыха или переговоров, неправильно расположенная фотозона, плохой свет и пр. могут испортить впечатление о вашем мероприятии, даже несмотря на то, что развлекательная или образовательная, в зависимости от типа мероприятия, составляющая будет высоко оценена гостями. Именно поэтому, при организации мероприятия необходимо учесть предпочтения вашей аудитории, ведь правильно оформленные зоны будут способствовать расшариванию мероприятия в социальных сетях.

В таком случае, что вы можете посоветовать, чтобы посетители с удовольствием делились информацией с мероприятия?

Для начала необходима работа с социальными сетями. При создании аккаунтов мероприятия необходимо позаботиться об их визуальном оформлении. Узнаваемый брендинг ивента позволит выделить публикации о мероприятии в ленте новостей. Используем единое визуальное оформление для карточек спикеров, видеороликов, анонсирующего контента. За несколько дней до мероприятия необходимо поделиться с подписчиками анонсами ключевых секций, выступлений и спикеров, программой развлечений. Заранее составить подробный контент-план с заготовленными постами как до, так и во время события. Причем не забывайте, что пользователь устает от однотипной подачи информации, поэтому надо экспериментировать с форматом: текст плюс картинка/видео/GIF/галерея, ретвиты и репосты, таргетированная реклама.

Далее необходимо заручиться поддержкой лидеров мнений. Это поможет привлечь внимание к мероприятию их друзей, коллег и многочисленных подписчиков в соцсетях. Прежде всего стоит обратиться к спикерам с просьбой написать об участии в мероприятии в их личных аккаунтах. Многие охотно соглашаются, поскольку могут тем самым лишний раз позиционировать себя как эксперта. Хорошо работают и промокоды на посещение ивента, которыми эксперты могут поделиться с подписчиками. На мероприятиях с узким целевым сегментом, спикер-эксперт в определенной сфере станет «звездой» мероприятия, желание сфотографироваться с которым появится у всех гостей.

Также важна работа с инфопартнерами в социальных сетях. Анонсируйте мероприятие рассылкой и дополнительно пригласите ключевых партнеров и журналистов через более личные каналы – соцсети, мессенджеры, звонки. Они также смогут расшерить информацию о вашем мероприятии как в аккаунтах организации, так и в личных профилях.

Необходимо вести репортажи в реальном времени. На мероприятиях, где одновременно проходят сразу несколько выступлений или секций, у участников должна быть возможность отследить самые интересные события. Репортажи в реальном времени особенно важны для журналистов, собирающих фактуру для материалов, и для тех, кто по каким-либо причинам на мероприятие не попал. Социальные сети здесь как нельзя кстати – новая функция «Истории» в Facebook, Instagram и «ВКонтакте»; прямые трансляции в Instagram, «Одноклассниках». Можно делиться цитатами спикеров, анонсами предстоящих выступлений, рассказывать о том, что сейчас происходит в каждой секции.

Для наибольшей эффективности продвижения мероприятия привлеките своих сотрудников. Мотивируйте свою event-команду и коллег из других отделов поделиться вашим событием с друзьями, коллегами и знакомыми по электронной почте и говорить о событии в социальных сетях с использованием хэштега. Это увеличит известность вашего мероприятия в несколько раз.

Чтобы сделать мероприятие успешным в онлайн-среде, необходимо организовать взаимодействие участников в офлайне. Начните с того, чтобы еще раз напомнить участникам официальный хэштег мероприятия. Его можно изготовить и разместить на входе, предлагая сфотографироваться с ним. Затем помогите участникам познакомиться друг с другом. Включите в программу мероприятия ссылки на страницы спикеров, партнеров и специальных гостей в соцсетях, например, с помощью QR-кода. Участники непременно будут ссылаться на них в своих постах, еще больше увеличивая охват вашего мероприятия в онлайн-среде.

И, конечно же, диджитализация отзывов. Делайте перепосты и ретвиты отзывов и контента, посвященного вашему мероприятию, созданного пользователями социальных сетей. Чтобы сэкономить время, подключите страницы мероприятия в Facebook и Twitter к аккаунту в Instagram и размещайте посты на всех площадках одновременно. На экран, установленный на площадке, где проходит мероприятие, можно транслировать последние посты, отзывы, фотографии участников. Это будет мотивировать к созданию дополнительного контента.

Как стимулировать гостей писать о вашем мероприятии в личных профилях?

Необходимо подумать, разделить потребности гостей: кто-то пришел, чтобы получить полезную информацию, кто-то – ради присутствия, кто-то для получения новых эмоций. Для тех, кто пришел за полезной информацией необходимо подготовить насыщенную программу с участием полезных спикеров-экспертов. Для тех, кто пришел ради присутствия необходимо продумать интерактивные развлечения. То, что что они могут сфотографировать на свой смартфон и выложить в социальную сеть. Возможно, это будет фотозона, флаер, сувенирная продукция с символикой мероприятия. Не забудьте поделиться с гостями мероприятия официальным хэштегом – он может быть размещен на площадке как самостоятельно, так и стать частью фотозоны. А для тех, кто пришел для получения новых эмоций – необходимо продумать развлекательную часть: мастер-классы, конкурсы с брендированными призами. Выкладывая фото с подарком в сеть, гость распространяет символику вашего мероприятия.

Получается, что максимальный успеха ивента необходимо выстраивать мероприятие так, чтобы каждый из его участников нашел, что сфотографировать или кого процитировать?

Именно так. Наша задача как организаторов сделать все, чтобы делиться информацией с ивента, через свои смартфоны людям, было максимально комфортно.